Aviso de las Normas de Privacidad

Aviso de las Normas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA  PUEDE SER USADA Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. FAVOR DE LEER CUIDADOSAMENTE.

NUESTRO COMPROMISO EN LO RELACIONADO CON LA INFORMACIÓN MÉDICA:  

Entendemos que tanto su información médica como su salud son asuntos personales y por eso nos comprometemos a proteger su información médica. Este aviso le dirá las formas en las que podemos usar y divulgar su información médica. También describe sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos en lo que respecta al uso y divulgación de su información médica. Este aviso aplica a todos los registros/anotaciones sobre su cuidado generados por Greater Lawrence Family Health Center y Methuen Family Health Center.

La ley requiere: que nos aseguremos de mantener privada la información médica que le identifique; que le proveamos este aviso indicando nuestras obligaciones legales y las normas de privacidad sobre su información médica; y que sigamos los términos del aviso que esté vigente.

ENTENDIENDO SU INFORMACIÓN PERSONAL DE SALUD

Cada vez que usted visita el centro de salud, su proveedor o profesional del cuidado de la salud hace un registro o anotación de su visita. Por lo general, este registro contiene su historial de salud, diagnósticos, tratamientos, síntomas actuales, exámenes y resultados de los análisis, y un plan para su cuidado o tratamiento futuro.

Esta información, a la que frecuentemente llamamos su expediente médico, sirve como:

  • Base para planificar su cuidado y tratamiento
  • Vía de comunicación entre los múltiples profesionales de la salud que contribuyen a su cuidado
  • Documento legal que describe el cuidado recibido
  • Vía por la cual usted o un tercer pagador puede verificar que usted realmente recibió los servicios por los cuales estamos cobrando
  • Instrumento en la educación médica
  • Fuente de información para las autoridades de salud pública que se encargan de mejorar la salud de las regiones que ellos sirven
  • Instrumento para evaluar la calidad y lo apropiado  que fue el cuidado que recibió
  • Instrumento para mejorar la calidad del cuidado de la salud y lograr mejores resultados para los pacientes

Al entender lo que se encuentra en su expediente médico y cómo su información es usada le ayuda a:

  • Asegurarse de que su información sea exacta y completa (exactitud e integridad)
  • Entender quien puede tener acceso a su información de salud y cómo puede ser usada
  • Tomar decisiones informadas al autorizar divulgaciones a otros
  • Entender mejor los derechos sobre la información de salud que se detallan a continuación

Cuál información de salud está protegida. Estamos comprometidos a proteger la privacidad de la información que reunimos sobre usted mientras le proveemos servicios relacionados con la salud. Algunos ejemplos de información de salud protegida son: información que indica que usted es un paciente del GLFHC, información sobre su condición de salud (como una enfermedad que usted pueda tener o tenga), información sobre productos o servicios que usted haya recibido o que recibirá en el futuro (como una operación); o información acerca de los beneficios médicos bajo un plan de seguro (como si una receta está cubierta por el plan) cuando se combinan con: información demográfica (como su nombre, dirección o estatus del seguro; números que lo identifiquen (como su número de seguro social, su número telefónico o su número de licencia de conducir); y otros tipos de información que puedan identificar quién es usted.

CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA

Podemos usar y divulgar su información médica de muchas formas. Todas las formas en las cuales se nos permite usar y divulgar su información caen dentro de una de las siguientes categorías. Le explicaremos que queremos decir por cada categoría de uso o divulgación y trataremos de darle algunos ejemplos, aunque no podemos darle una lista de cada uso o divulgación dentro de una categoría.

Para tratamiento. Podemos usar su información médica para proveerle tratamiento o servicios médicos. Podemos divulgar información médica acerca de usted a los doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y enfermería, o al personal del hospital que estén involucrados en su cuidado. Por ejemplo, un doctor que le esté tratando por una pierna rota necesita saber si usted tiene diabetes porque la diabetes hace más lento el proceso de curación. Además, es posible que el doctor tenga que decirle a una nutricionista si usted tiene diabetes para que podamos hacer arreglos para que reciba consejería de nutrición. También podemos compartir su información médica a fin de coordinar las diferentes cosas que necesita como recetas, análisis de laboratorio y pruebas diagnósticas. Con el consentimiento o según lo requiera o permita la ley, podemos  divulgar información médica acerca de usted a personas que participan en su cuidado médico como familiares, clérigo, centros de rehabilitación, etc.

Para pago. Podemos usar y divulgar información médica acerca de usted para cobrar y recibir pagos en su nombre de una compañía de seguro o un tercer pagador o de usted por el tratamiento o los servicios que recibe en el centro de salud. Por ejemplo, puede que necesitemos dar a su plan médico información sobre pruebas/análisis que usted recibió en nuestras oficinas para que su plan nos pague por esos servicios o le reembolse a usted por dichos servicios. También podemos decirle a su plan médico acerca de algún tratamiento que usted vaya a recibir para obtener aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá dicho tratamiento.

Para operar nuestra organización. Podemos usar y divulgar información médica acerca de usted para llevar a cabo las operaciones diarias del centro de salud. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento de nuestra organización y para asegurarnos que nuestros pacientes reciben cuidado de calidad. Por ejemplo, podemos usar su información médica para evaluar el tratamiento, los servicios y la labor de nuestro personal al cuidar de usted.  También podemos combinar la información médica de muchos pacientes para determinar qué otros servicios ofreceremos, cuáles servicios no son necesarios y si ciertos nuevos tratamientos son efectivos. Podemos divulgar su información a doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de enfermería y medicina y otro personal con fines de aprendizaje y evaluación. Podemos también combinar la información médica que tengamos con la información médica de organizaciones semejantes para comparar qué tal estamos funcionando y ver dónde podemos hacer mejoras en el cuidado y los servicios que ofrecemos. Podemos eliminar la información que le identifique de este grupo de información médica para que así otros la puedan usar en estudios del cuidado de la salud y la provisión de dicho cuidado sin saber quiénes son los pacientes.

Nosotros proveemos algunos servicios a través de contratos con asociados de negocios. Algunos ejemplos de estos servicios son pruebas diagnósticas, destrucción de papeles, almacenamiento de expedientes médicos, servicios de facturación y otros similares. Cuando usamos estos servicios, podemos divulgar su información médica a estos asociados para que ellos puedan desempeñar las funciones para la cuales los hemos contratados y cobrar ya sea a usted, su seguro o GLFHC por los servicios provistos.  La ley requiere que nuestros asociados protejan su información médica del mismo modo que lo hace GLFHC.

Recordarle sus citas. Podemos usar y divulgar su información médica para recordarle que tiene una cita en GLFHC (la clínica) para cuidado médico o tratamiento.  Estos recordatorios pueden hacerse por teléfono, correo, el portal del paciente o por mensajes de texto, si usted ha aceptado recibir mensajes de textos del GLFHC.

Tratamientos alternativos. Podemos usar y divulgar su información médica para informarle o recomendarle posibles opciones o tratamientos alternativos que puedan ser de su interés.

Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información médica para informarle de beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. Si el centro de salud recibe pago de un tercer pagador para promocionar un producto o servicio a los pacientes, es posible que en algunos casos necesitemos su autorización para enviarle esa información.

Recaudación de fondos. Puede que nos pongamos en contacto con usted como parte de una campaña de recaudación de fondos. Usted tiene el derecho a pedir que no se le envíen materiales de recaudación de fondos posteriormente. Notifique al Oficial de la Privacidad por escrito que usted opta por no participar. Su tratamiento o pagos por tratamientos no serán afectados de ninguna manera porque usted decida que no quiere recibir materiales de recaudación de fondos.

Venta de Información de Salud Protegida. Nosotros no podemos vender su información de salud protegida sin su consentimiento.

Personas que participan en su cuidado o en el pago de su cuidado. Con consentimiento o según lo requiera o permita la ley, podemos compartir su información de salud con un familiar o amigo personal que participe en su cuidado o en el pago de su cuidado. En algunos casos, puede que compartamos su información con alguna organización de socorro para que nos ayuden a notificar esas personas. Además, podemos divulgar información médica acerca de usted a un familiar o amigo en caso de que surja una situación de emergencia mientras usted se encuentra en nuestras oficinas.

Estudio/investigación. Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgar su información de salud para fines de estudio/investigación. Por ejemplo, un proyecto de estudio puede que compare la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con la de aquellos que recibieron otro medicamento para la misma condición. Todos los proyectos de estudios/investigaciones están sujetos a un proceso especial de aprobación. Este proceso evalúa la propuesta y el uso de la información médica tratando de equilibrar las necesidades de dicho proyecto con la necesidad de privacidad de la información médica de los pacientes. Antes de usar o divulgar información médica para un estudio, el proyecto tiene que ser aprobado a través del proceso de aprobación de estudios/investigaciones, pero puede que divulguemos información médica sobre usted a las personas que se están preparando a conducir el proyecto para, por ejemplo, ayudarles a buscar pacientes con necesidades médicas específicas siempre y cuando dicha información médica no salga de nuestra organización. Siempre pediremos su permiso si el investigador tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información que revele quien usted es o si estará involucrado en su cuidado.

Según lo requiera la ley. Podemos divulgar su información médica cuando las leyes federales, estatales o locales así lo requieran.

Salud Pública. Según lo requiera la ley, podemos divulgar su información médica a las autoridades legales o de salud pública que están a cargo de prevenir o controlar las enfermedades, lesiones, incapacidades o muerte.

Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar su información médica a las organizaciones que manejan los órganos o la procuración de órganos, trasplante de ojos o tejidos o al banco de donación de órganos, para facilitar la donación y trasplante de órganos o tejidos según sea necesario.

Militares y veteranos. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar información médica acerca de usted según lo requieran las autoridades del comando militar. Puede que también divulguemos información médica acerca de personal militar extranjero a la debida autoridad militar extranjera.

Compensación a los trabajadores. Podemos divulgar información médica acerca de usted al programa de compensación a los trabajadores o a otros programas similares. Estos programas proveen beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos a la salud pública. Podemos divulgar información médica acerca de usted para actividades relacionadas con la salud pública. Estas actividades por lo general incluyen:

  • Prevención o control de enfermedades, lesiones o incapacidades
  • Reporte de nacimientos o muertes
  • Reporte de abuso o negligencia de niños
  • Reporte de reacciones a medicamentos o problemas con productos
  • Notificar a las personas del retiro de productos que pueden estar usando
  • Notificar a alguien que pueda haber sido expuesto a una enfermedad o pueda estar a riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición
  • Notificar a la debida autoridad gubernamental según lo requiere la ley si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso o negligencia
  • Notificar a una agencia de consejería si creemos que usted es víctima de violencia doméstica, pero solo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo

Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar información médica acerca de usted a una agencia de supervisión de la salud para que conduzca actividades autorizadas por la ley. Estas actividades incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. Dichas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema del cuidado de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes del derecho civil.

Demandas y disputas. Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar información médica acerca de usted en respuesta a una orden administrativa o de la corte. Podemos también divulgar información médica acerca de usted en respuesta a una citación, una solicitud de descubrimiento, u otro proceso legal por alguien involucrado en la disputa, pero solo si se han hecho esfuerzos por informarle de dicha solicitud o para obtener un orden de protección de la información solicitada.

Oficiales de la ley. Puede que divulguemos información médica si lo pide un oficial de la ley:

  • En respuesta a una orden de la corte, citación, orden judicial o proceso similar
  • Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida
  • Sobre la víctima de un crimen si, bajo limitadas circunstancias, no podemos obtener el consentimiento de la persona
  • Sobre una muerte que creemos pudo ser el resultado de conducta criminal
  • Sobre conducta criminal en el centro de salud; y
  • En situaciones de emergencia para reportar un crimen; el lugar del crimen o las víctimas; o la identidad, descripción o lugar de la persona que cometió el crimen

Forenses, médicos forenses/legistas y directores de funerarias. Podemos divulgar información médica a un forense o médico legista/forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de la muerte. Puede que también divulguemos información médica acerca de pacientes, según sea necesario,  a los directores de funerarias para que puedan cumplir con sus obligaciones.

Actividades de inteligencia y seguridad nacional. Podemos divulgar información médica acerca de usted a los oficiales federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Presos. Si usted está preso en una institución correccional o bajo la custodia de un oficial de la ley,  podemos divulgar su información médica a la institución correccional o al oficial de la ley. Esto pudiera ser necesario: (1) para que la institución le provea cuidado de salud; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demás; o (3) para la seguridad y protección de la institución correccional.

Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS por sus siglas en inglés): bajo las normas de privacidad de HIPAA, tenemos que divulgar su información de salud a DHHS según ellos lo necesiten para determinar nuestro cumplimiento con dichas normas.

Todo otro uso y divulgación de información que no se encuentre en este Aviso de las Normas de Privacidad no se divulgará sin su autorización.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA

Aunque su expediente y registros médicos son propiedad física de Greater Lawrence Family Health Center, usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información médica que mantenemos sobre usted:

Derecho a inspeccionar y recibir copia de su información.  Usted tiene el derecho a inspeccionar y recibir una copia electrónica o impresa de la información médica que podemos usar para tomar decisiones acerca de su cuidado. Usualmente, esta copia incluye registros médicos y de cobros, pero no incluye notas de sicoterapia. Si las notas de sicoterapia van a ser divulgadas, tenemos que obtener una autorización específica o una orden de la corte. Puede que, en limitadas situaciones, rechacemos su solicitud a inspeccionar y copiar como en el caso de las notas de sicoterapia. Si le negamos el acceso a información médica, usted puede solicitar por escrito que dicha negativa sea revisada. Otro profesional con licencia del cuidado de la salud escogido por GLFHC revisará su solicitud y la negativa. La persona que conducirá la revisión no será la persona que previamente le negó la solicitud. Nosotros acataremos los resultados de dicha revisión.

Para inspeccionar y recibir una copia de su información médica, usted debe enviar un formulario de autorización firmado al departamento de Manejo de Información de la Salud (Expedientes Médicos). Usted puede solicitar su expediente en persona, por correo, por fax o vía nuestro portal del paciente. Los pacientes deben proveer una dirección de correo electrónica individual y tener 18 años o más para usar el portal del paciente. Las solicitudes hechas a través del portal del paciente solo pueden ser para uso personal. No podemos enviar información a otros individuos a través del portal del paciente. La primera copia para uso personal dentro de un periodo de 12 meses será gratis. Si usted solicita copias adicionales de su información dentro del periodo de 12 meses podemos cobrarle por los costos de copiar, enviar y de otros materiales asociados con su solicitud.

Si bajo la ley una persona tiene la autoridad de tomar decisiones relacionadas con su cuidado de salud (“un representante personal”), GLFHC tratará a ese representante personal de la misma manera que lo trataría a usted con respecto a su información de salud protegida. Los padres y guardianes, generalmente, son los representantes personales de los hijos menores a menos que la ley permita a dicho menor actuar en favor de sí mismo.

Nosotros conservaremos sus registros (expediente) por al menos 20 años desde su última fecha de servicio en GLFHC/MFHC. Después de ese tiempo, podemos destruirlos según lo permita la ley estatal de Massachusetts.

Derecho a corregir/enmendar. Si cree que su información médica está incompleta o incorrecta, usted puede pedirnos que incluyamos información adicional en su expediente médico. Usted tiene el derecho a solicitar una enmienda/corrección de la información, ya sea vieja o nueva, por el tiempo que esta sea mantenida por o para GLFHC. Para solicitar una enmienda/corrección debe de hacer una petición por escrito y enviarla al Oficial de la Privacidad. Además, debe incluir una razón que apoye su solicitud. Puede que rechacemos su solicitud si esta no se hace por escrito o si no incluye una razón que apoye dicha solicitud. Además, podríamos rechazar su solicitud si usted nos pide corregir información que:

  • No fue creada por GLFHC
  • No forma parte de la información médica mantenida por o para GLFHC
  • Está correcta y completa

Derecho a un listado de las divulgaciones. Usted tiene el derecho a solicitar un “listado de las divulgaciones”. Esto es una lista con información de cómo el centro de salud ha compartido su información con otros fuera de GLFHC. Este listado no incluirá:

  • Divulgaciones hechas a usted o a su representante personal
  • Divulgaciones hechas de acuerdo con su autorización escrita
  • Divulgaciones hechas para tratamiento, pago u operaciones de la agencia
  • Divulgaciones hechas a amigos o familiares involucrados en su cuidado o pago de su cuidado
  • Divulgaciones incidentales de usos y divulgaciones permisibles de su información médica (por ejemplo, cuando alguien que va pasando escucha información)
  • Divulgaciones hechas con fines de estudio/investigación, salud pública, o para nuestras operaciones de la agencia de porciones limitadas de su información de salud que no lo identifican a usted directamente
  • Divulgaciones hechas a oficiales federales para actividades de inteligencia y seguridad nacional
  • Divulgaciones hechas a instituciones correccionales u oficiales de la ley sobre personas encarceladas

Para pedir un listado de divulgaciones, envíe por escrito una solicitud al Oficial de la Privacidad. Su solicitud debe indicar un periodo de tiempo a abarcar, pero no puede exceder los seis años antes de la fecha de la solicitud. Su solicitud debe indicar de qué manera usted quiere recibir la lista (por ejemplo, impresa o de manera electrónica). La primera lista solicitada en un periodo de 12 meses será gratis. Podemos cobrarle los costos de darle listas adicionales. Le notificaremos del costo implicado para que pueda decidir si retira o modifica su solicitud antes de incurrir en cualquier costo.

Derecho a solicitar restricciones/limitaciones. Usted tiene el derecho a solicitar restricciones o limitaciones de la información médica que usamos o divulgamos acerca de usted para tratamiento, pago u operaciones del centro de salud. Usted tiene el derecho a solicitar un límite en la información médica que divulguemos a alguien que esté involucrado en su cuidado o pago de su cuidado, como un familiar o amigo. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos con dicha solicitud a menos que la información sea necesaria para proveerle tratamiento de emergencia. Para pedir restricciones, envíe una solicitud por escrito al Oficial de la Privacidad. En su solicitud, debe decirnos (1) que información usted quiere limitar; (2) si usted quiere limitar nuestro uso, divulgación o ambas; (3) a quien usted desea aplicar las limitaciones, por ejemplo, divulgaciones a su esposo/a.

Derecho a solicitar comunicación confidencial. Usted tiene el derecho a solicitar que asuntos médicos le sean comunicados de cierta manera o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede pedir que solo le contactemos en el trabajo o por carta. No le preguntaremos la razón de dicha solicitud y cumpliremos con todas las solicitudes que sean razonables. Su solicitud debe indicar cómo y dónde usted desea ser contactado. Si usted no nos dice cómo y dónde usted desea ser contactado, no tenemos que seguir su petición.

Derecho a limitar la divulgación de información para ciertos servicios. Usted tiene el derecho de limitar la divulgación de información relacionadas con servicios por los cuales usted ha pagado en su totalidad, sin usar su seguro médico. Esta información puede ser divulgada solo con su autorización previa.

Ley de no discriminación por información genética.  Su información genética no puede ser usada por su plan de salud para negarle cobertura.

Derecho a una copia impresa de este aviso. Usted tiene el derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted nos puede pedir una copia en cualquier momento. Aun si usted ha aceptado recibir este aviso de forma electrónica, usted todavía tiene derecho a recibir una copia impresa. Para obtener una copia impresa de este aviso, pídaselo a cualquiera de nuestro personal de oficina o a nuestro Oficial de la Privacidad.

Derecho a ser notificado de infracciones.  Usted tiene derecho a ser notificado de cualquier infracción de su información de salud no asegurada.

Además de informarle de sus derechos, cómo se describen arriba, las normas federales de privacidad bajo HIPAA requieren que nosotros:

  • Mantengamos la privacidad de su información de salud, lo que incluye implementar medidas físicas, administrativas, y técnicas apropiadas y razonables para proteger su información
  • Entrenar a nuestro personal en lo relacionado con la privacidad y confidencialidad
  • Implementar una política de sanciones para disciplinar a aquellos que violen la privacidad y confidencialidad o nuestras normas sobre estas
  • Mitigar (reducir el daño) de cualquier violación de la privacidad/confidencialidad

CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de aplicar los cambios o revisión de este aviso a la información médica que ya tengamos de usted así como a cualquier información que recibamos en el futuro. Pondremos una copia del aviso actual en nuestras oficinas y en nuestro sitio de internet en http://glfhc.org.

QUEJAS

Si usted cree que sus derechos a la privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja. Favor de ponerse en contacto con el Oficial de la Privacidad en Greater Lawrence Family Health Center, 1 Griffin Brook Drive, Suite 101, Methuen, MA 01844. Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Si cree que no hemos atendido adecuadamente sus preocupaciones, usted puede ponerse en contacto con el Oficial de la Privacidad en la dirección antes mencionada o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos a http://www.hhs.gov .  Usted no será penalizado por presentar una queja.

OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA

Otros usos y divulgaciones de la información médica que no estén cubiertos por este aviso o por leyes estatales o federales se harán solo con su permiso por escrito. Si usted nos da permiso para usar o divulgar su información médica, usted puede revocar/retirar dicho permiso por escrito en cualquier momento. Si usted revoca su permiso, ya no usaremos o divulgaremos su información médica según su autorización escrita previa. Es importante que entienda que no es posible recuperar las divulgaciones que hayamos hecho con su permiso, y que se requiere que guardemos los registros del cuidado que le hayamos provisto.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este aviso, favor de ponerse en contacto con el Oficial de la Privacidad de GLFHC, en el 1 Griffin Brook Drive, Suite 101, Methuen, MA  01844 o llame al 978-722-2863.